Informácie o spracovaní osobných údajov určené pre zástupcov/kontaktné osoby našich obchodných partnerov a pre našich obchodných partnerov, ktorí sú fyzickými osobami - podnikateľmi
1. Informácie o spracúvaní osobných údajov v rámci účelu evidencia zástupcov a kontaktných osôb obchodných partnerov a evidencia osobných údajov obchodných partnerov, ktorí sú fyzickými osobami – podnikateľmi v súvislosti s plnením zmluvných záväzkov
Za účelom toho, aby sme mohli jednoduchšie a rýchlejšie realizovať obchodné vzťahy s našimi obchodnými partnermi, nám títo poskytujú kontaktné údaje Vás ako svojich zamestnancov, príp. členov štatutárneho orgánu, príp. ako iných nimi poverených osôb, ktoré naša spoločnosť ďalej spracúva (eviduje a v prípade potreby Vás potom kontaktuje). Obdobne to platí aj v prípade, ak ste fyzickou osobou – podnikateľom a poskytnete nám svoje kontaktné údaje, nakoľko ide o údaje, ktoré sa nezapisujú do živnostenského registra.
Tieto Vaše osobné údaje spracúvame z dôvodu potreby realizácie nášho zmluvného vzťahu s obchodným partnerom v súlade s Čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR (právnym základom je teda plnenie zmluvy, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy), ak ste fyzickou osobou – podnikateľom, resp. členom štatutárneho orgánu obchodnej spoločnosti, s ktorou máme uzatvorený zmluvný vzťah a v súlade s Čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR (právnym základom je v tomto prípade náš oprávnený záujem), ak ste zamestnancom nášho obchodného partnera, pričom v tomto prípade je naším oprávneným záujmom práve možnosť obrátiť sa na kontaktnú osobu za účelom transparentnejšej realizácie zmluvného vzťahu s naším obchodným partnerom, ktorý Vás určil v rámci plnenia Vašich pracovných povinností ako kontaktnú osobu. V rámci tohto účelu spracúvame o Vás len osobné údaje bežnej kategórie – identifikačné a kontaktné údaje. Tieto osobné údaje o Vás ako kontaktných osobách spracúvame po dobu trvania zmluvného vzťahu medzi našou spoločnosťou a naším zmluvným partnerom, maximálne však po dobu zmeny oprávnenej kontaktnej osoby (zamestnanca/člena štatutárneho orgánu) na základe oznámenia obchodného partnera Prevádzkovateľa (pozn. samozrejme, ak je Vaše meno uvedené na zmluve ako kontaktná osoba, tak tento údaje archivujeme po dobu, počas ktorej máme v našej spoločnosti archivovanú danú zmluvu).
2. Informácie o spracúvaní osobných údajov v rámci účelu evidencia uplatnených práv dotknutých osôb
V prípade, ak si uplatníte svoje práva ako dotknutá osoba, čiže osoba, o ktorej spracúvame osobné údaje, vedieme o tom evidenciu, nakoľko takýto Váš dopyt evidujeme a tiež evidujeme aj naše odpovede na vami zaslané otázky, resp. žiadosti, a to na základe Čl. 15, 16, 17, 18 , 20, 21 a 22 Nariadenia. V rámci tohto účelu spracúvame o Vás všetky kategórie osobných údajov, a to po dobu 5 rokov.
3. Informácie v súvislosti s osobnými údajmi, ktoré o Vás spracúvame za účelom evidencie a spracovania účtovných dokladov (platí pre fyzické osoby – podnikateľov)
V prípade, ak je potrebné v rámci realizácie našich zmluvných vzťahov vystaviť faktúru a následne ju evidovať v účtovníctve, za týmto účelom spracúvame Vaše osobné údaje v rozsahu uvedenom na faktúre. Tieto osobné údaje spracúvame na základe z. č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších právnych predpisov v súlade s Čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia. Tieto účtovné doklady sú v našej spoločnosti uchovávané po dobu 10 rokov od ich vystavenia.
4. Informácie o spracúvaní osobných údajov v rámci účelu spracovanie a vybavenie požiadavky prostredníctvom kontaktného formulára/e-mailu/telefonického hovoru
A/ Kontaktný formulár
Na našej webovej stránke z dôvodu uľahčenia komunikácie máme prístupnú možnosť komunikácie prostredníctvom tzv. kontaktného formulára. V prípade, ak sa rozhodnete tento formulár vyplniť a prostredníctvom neho nás kontaktovať, vzhľadom na to, že tam uvádzate Vaše identifikačné a kontaktné osobné údaje, prípadne aj iné osobné údaje, ktoré sú obsahom samotného textu zadanej správy, stávate sa pre nás dotknutou osobou. Tento formulár je určený na vyplnenie len pre fyzické osoby. Kontaktný formulár nie je určený pre osoby mladšie ako 16 rokov.
B/ E-mail a telefonický hovor
V prípade, ak nás s Vašou požiadavkou alebo otázkou, prípadne podnetom kontaktujete prostredníctvom e-mailu alebo telefonického hovoru, v rámci ktorých nám oznámite Vaše osobné údaje, tieto osobné údaje budeme spracúvať dôverne výhradne za účelom vybavenia tejto Vašej požiadavky. Vaša e-mailová adresa sa považuje za osobný údaj len v prípade, ak nie je všeobecná a ste na základe nej identifikovateľný/á, a to najmä v súvislosti s Vaším menom a priezviskom.
Nahrávanie telefonických hovorov
V súvislosti s vykonávaním telefonických hovorov Vás upovedomujeme o tom, že vykonávame nahrávanie telefonických hovorov, avšak výhradne len s Vaším súhlasom. Poskytnutie súhlasu je dobrovoľné a o tejto skutočnosti budete informovaní ešte pred vykonaním samotného zvukového záznamu. Nahrávanie telefonických hovorov odôvodňujeme potrebou preukázania vykonania právneho úkonu alebo z dôvodu kontroly kvality poskytovaných služieb.
Účel spracovania osobných údajov
Účelom spracúvania týchto osobných údajov je spracovanie a vyhodnotenie Vašej požiadavky odoslanej prostredníctvom kontaktného formulára umiestneného na našej webovej stránke, prostredníctvom e-mailu alebo oznámenej počas telefonického hovoru, pričom obsahom tejto požiadavky môže byť predzmluvná komunikácia alebo obsahom ktorej môžu byť iné informácie, o ktoré nás žiadate.
Právny základ spracovania osobných údajov
V tejto súvislosti môže byť teda právnym základom pre spracovanie Vašich osobných údajov buď Čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia (predzmluvné vzťahy) alebo Čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia, čiže oprávnený záujem našej spoločnosti, ak nás žiadate o poskytnutie informácií bez ďalšieho záujmu o uzatvorenie zmluvného vzťahu s našou spoločnosťou, pričom naším oprávneným záujmom je záujem na tom, aby sme odpovedali na Vaše otázky a poskytli Vám požadované informácie a v prípade potreby aj požadovaný informačný materiál, čím prispievame k Vašej spokojnosti.
Ako dlho spracúvame a uchovávame Vaše osobné údaje?
Vaše osobné údaje poskytnuté týmto spôsobom budeme spracúvať po dobu vybavenia žiadosti/na účely spätného kontaktovania, následne sú osobné údaje likvidované. V prípade, ak mala komunikácia s našou spoločnosťou slúžiť k plneniu už uzatvorenej zmluvy, resp. k informáciám o už uzatvorenej zmluve, ak sa takéto údaje nachádzajú v písomnej podobe, sú ďalej uchovávané spolu so zmluvnou dokumentáciou.
Príjemcovia osobných údajov v rámci vyššie uvedených účelov
PRÍJEMCAMI VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV MÔŽU BYŤ PODĽA OKOLNOSTÍ VÁŠHO VZŤAHU S NAŠOU SPOLOČNOSŤOU:
- advokátske kancelárie a audítorské spoločnosti,
- subjekty, ktoré nám poskytujú služby ako Slovenská pošta, kuriér, či prepravné spoločnosti,
- súdy v prípade uplatňovania našich nárokov (t.j. ak poskytujeme súdom Vaše osobné údaje mimo výkonu ich vyšetrovacích právomocí, t.j. mimo toho, ak nás o tieto údaje požiadajú).
ZOZNAM KATEGÓRIÍ NAŠICH SPROSTREDKOVATEĽOV:
Naša spoločnosť využíva tretie osoby na poskytovanie služieb, ktorých súčasťou môže byť aj spracúvanie osobných údajov v našom mene a na účel a spôsobom nami určený. Na poskytnutie osobných údajov sprostredkovateľom sa nevyžaduje Váš súhlas; v taktom prípade však zodpovedáme za výber sprostredkovateľa a za ochranu práv dotknutých osôb.
Medzi našich sprostredkovateľov, ktorí spracúvajú v našom mene Vaše osobné údaje v rámci vyššie uvedených účelov zaraďujeme spoločnosti, ktoré nám dodávateľským spôsobom poskytujú nasledovné služby: účtovníctvo, IT služby, archivačné služby, webhostingové služby, uloženie e-mailovej komunikácie.
Upovedomujeme Vás vo vzťahu ku všetkým vyššie uvedeným účelom spracovania Vašich osobných údajov, že v zmysle Čl. 4 bodu 9 Nariadenia sa orgány verejnej moci, ktoré môžu prijať osobné údaje v rámci konkrétneho zisťovania v súlade s právom Únie alebo právom členského štátu, za príjemcov nepovažujú. Napriek tomu Vás informujeme, že v rámci výkonu vyšetrovacích právomocí sme povinní poskytnúť, resp. sprístupniť Vaše osobné údaje aj orgánom činným v trestnom konaní, súdom, resp. orgánom prejednávajúcim priestupky, Úradu na ochranu osobných údajov SR, Úradu pre reguláciu elektronických komunikácií a poštových služieb, prípadne aj iným orgánom verejnej moci, ak nás v súlade s vnútroštátnym právom, resp. v súlade s právom Únie vyzvú na poskytnutie týchto údajov.
Cezhraničný prenos osobných údajov
Informujeme Vás tiež, že nedochádza k prenosu Vašich osobných údajov do tretej krajiny (mimo EÚ) alebo medzinárodnej organizácii.